Банк «Открытие» автоматизировал процессы планирования бюджета и закупок при помощи «1С:Предприятие 8» и «Айти капитал».
Особенностью данного проекта стало объединение автоматизации и методологии управленческого учета для нескольких юридических лиц, входящих в организационную структуру банка. Срок запуска новой системы в эксплуатацию за четыре месяца – беспрецедентно короткий для банка такого масштаба, считают в «Айти капитал».
Основная задача проекта – оптимизация бизнес-процессов и сокращение трудозатрат на регистрацию и согласование документов по операциям управленческого учета и закупочной деятельности банка.
В новой системе управление расходами является единым процессом.
На каждом этапе согласования хозяйственной операции ответственному лицу доступна вся информация по обязательствам — сроки, плановая дата поставки, суммы, бюджетное распределение, протоколы тендерных решений, закупочная документация, листы согласования, графики оплат и многое другое. Реализация единого процесса в рамках автоматизированной системы существенно сокращает время принятия решения при согласовании, что в свою очередь значительно ускоряет ключевые бизнес-процессы банка.
В ходе проекта были автоматизированы следующие процессы: бюджетное планирование (от первичной потребности, по действующим обязательствам, от достигнутого, расчет плановой амортизации и НДС); автоматическое формирование различных версий плановой сметы расходов на предстоящий бюджетный период; автоматизированные процедуры лотирования первичных потребностей для последующего формирования плана закупок; автоматическое формирование плана-закупок в произвольном формате и в формате, регламентируемом 223-ФЗ; контрольные и регламентные банковские процедуры; интеграция с АБС системой банка (ЦФТ); интеграция с CRM-системой банка (Siebel Collection).
Новая система построена на программном продукте «1С:Учет и Управление деятельностью банка» на платформе «1С:Предприятие 8».
Автоматизировано 600 рабочих мест в головном офисе и всей филиальной сети банка.
Функциональность системы позволяет автоматизировать сквозной поток расходов с момента возникновения плановой первичной потребности до заключения договора и оприходования товаров работ услуг.
Результаты реализации проекта: на 20% оптимизированы трудозатраты за счет внедрения централизованного решения в двух операционных центрах и головном офисе банка; ежедневные операции осуществляют порядка 600 сотрудников; система позволяет поддерживать процесс управления расходами в круглосуточном режиме; существенно оптимизированы сроки прохождения документов; организовано оперативное оформление и согласование десятков тысяч заявок на включение в бюджет по каждой из которых настроены свои шаблоны маршрутов согласования, в которых в свою очередь участвуют «экспертные» подразделения банка; сокращены трудозатраты финансового департамента на обработку заявок на включение в бюджет, основная нагрузка по вводу первичных данных распределена теперь по потребляющим подразделениям банка. Механизм маршрутизации позволяет управлять ежедневной обработкой тысяч документов сотнями пользователей. Система маршрутизации не позволяет пользователю сделать неверные действия в системе, контролирует корректность заполнения полей, выполняет только необходимые на данном этапе записи в учетные регистры.
Ближайший этап проекта – запуск подсистемы Бюджетного контроля и Исполнения плана закупок. Это позволит обеспечить контроль целевого использования денежных средств во всех подразделениях банка, а также существенно сократит трудозатраты на подготовку закупочной документации и взаимодействие с электронными торговыми площадками.
В 2019 г. запланированы работы по развитию подсистем: бюджетного планирования – в результате «пилотного» запуска подсистемы со стороны банка сформулированы дополнительные требования к подсистеме, реализация которых позволит сделать процесс планирование еще более гибким и оперативным; механизмов автоматизированной аллокации расходов по подразделениям – позволит избавить финансовые службы банка от рутиной ручной работы, что в свою очередь скажется на сокращении трудозатрат подготовки управленческой отчетности.
На базе новой системы в 2019 г. для оптимизации документационного обеспечения запланированы мероприятия и разработана соответствующая концепция по переходу на электронный документооборот с контрагентами. Это позволит: оптимизировать сроки прохождения документов; уменьшить сроки закрытия дебиторской задолженности; уменьшить резервы на возможные потери по хозяйственной операции; снижение риска потери документов при пересылке; уменьшение расходов на почтовые расходы.
«Реализация единого информационного пространства по закупкам, договорам и оплатам в связке с бюджетом в новой системе сделало процессы планирования и контроля банков группы более прозрачными. Виден весь путь оплаты от заявки на бюджет до закрытия дебиторской задолженности. Благодаря новой системе удалось оптимизировать бизнес-процессы, снизить трудозатраты многих подразделений и сократить сроки прохождения заявок», – отметила вице–президент, начальник управления бюджетного планирования и контроля банка «Открытие» Мария Лысенко.