Эффективное управление торговым центром подразумевает выбор подхода к управлению и разработку плана, постановку и ведение эффективного бухгалтерского учета и финансовой документации, обслуживание недвижимости и должное обеспечение чистоты и порядка. Целью этой деятельности является минимизация операционных расходов в их процентном значении от суммы дохода и, в то же время, обеспечение долгосрочной жизнеспособности проекта.
Однако, возможно, самой важной обязанностью руководства торгового центра является ориентация компаний-арендаторов на то, чтобы они избегали избитых подходов к Организации торговли. Довести эту цель до арендаторов лучше всего путем регулярного общения и обсуждения подходов к мерчандайзингу, которые могут оказаться полезными и в дальнейшем будут гарантировать успех торгового центра. Кроме того, де вело пер/владелец может настоять на том, чтобы обслуживающий персонал объекта следил за событиями, которые заслуживают внимания, и сообщал ему о них. Помимо еженедельной проверки каждого магазина для оценки его состояния управляющие высшего звена в ходе ежемесячного обхода объекта должны посетить и осмотреть каждый магазин и поговорить с каждым арендатором. Если выявляется проблема, её следует обсудить во время визита. В случае явного нарушения условий аренды потребуется официальное извещение.
Подходы к управлению
В зависимости от размера центра и условий его деятельности, разработанных ранее в ходе переговоров по условиям аренды, девелопер/владелец торгового центра управляет им и обеспечивает его обслуживание одним из двух способов: он либо самостоятельно осуществляет контроль (или нанимает управляющего для управления обслуживающим и административным персоналом), либо поручает руководство деятельностью центра управляющей компании. Выступая непосредственно в качестве управляющего. девелопер/владелец обеспечивает контроль над собственностью И может оказывать прямое влияние на качество деятельности. С другой стороны, привлекая внешнюю управляющую компанию, девелопер может рассчитывать на «эффект масштаба», глубокие познания и опыт.
Собственники часто управляют небольшими центрами площадью менее 75 000 кв.футов (7 000 кв.м). потому что размер вознаграждения за управление небольшими центрами относительно велик, а управление небольшими центрами относительно простое. Управляющие, которые работают за вознаграждение, как правило, получают его в виде процента от доходов от аренды (обычно от 2 до 6% в зависимости от размера центра и пределов ответственности).
Владелец/управляющий должен также решить, будет ли он нанимать управляющего объектом. Для большинства центров, площадь которых составляет менее 400 000 кв.футов (37 200 кв.м), в найме управляющего объектом нет необходимости, если владелец не захочет включить в проект офисы. занимающиеся другими видами деятельности.
Безопасность
Большинство небольших центров могут обходиться без постоянной охраны. Тем не менее местный полицейский участок может выступать как в качестве арендатора, так и в роли внутренней охранной структуры. В иных случаях многие центры заключают договоры с охранными предприятиями. Первым шагом в определении потребности в мерах безопасности должна быть оценка уровня безопасности или аудит. Начать следует с обращения в местные органы полиции, которые обладают информацией об уровне преступности и иной противоправной активности в близлежащем районе. Директора близлежащих школ часто могут предоставить сведения о потенциальных проблемах. «Преступные действия на парковках (у торговых автоматов, на автобусной остановке, на частных автораспродажах в выходные дни, на служебных или студенческих парковках) также создают для некоторых центров неожиданные проблемы».
Проект и планировка центра сами по себе являются средствами обеспечения безопасности. «Торговый центр никогда не должен оставаться в «полной темноте».
Однако многие собственники совершают ошибку, оставляя центр чересчур освещенным в часы, когда он закрыт, и обеспечивая тем самым хороший обзор для преступников, действующих в ночное время.» Здания. конструкция которых не допускает наличия мест, где можно скрываться, или неосвещенных участков, обеспечивают для покупателей психологическое ощущение безопасности. В тех районах, где возможны преступления против арендаторов, владельцу и арендаторам следует Продумать установку охранной сигнализации в магазине или во всем центре.
В построенном Сразу после вспышки беспорядков торговом центре Мартина Лютера Кинга, который расположен в районе Уагта в Лос-Анджелесе, забота о безопасности покупателей, арендаторов и самого центра привела девелопера к решению о том. чтобы обнести участок табором из железа высотой 8 футов (2.4 м), а также использовать видеокамеры и детекторы движения, нанять охранников, разместить на территории центра полицейский участок и принять ряд других мер безопасности.» И хотя эти меры можно назвать чрезвычайными, они были необходимы для успешной работы торгового центра там, где во время беспорядков практически выжгли целый район старою города и где покупатели и арендаторы одинаково сильно нуждались в ощущении безопасности. Учитывая тот факт, что районы старого города обычно испытывают нехватку услуг розничной торговли и имеют отличные возможности для строительства новых центров или оживления уличной торговли, следует помнить, что обеспечение безопасности — это существенный фактор для успешной деятельности торговых центров, который требует принятия адекватных мер после тщательной оценки потребностей.
Финансовая документация и контроль В целях обеспечения успешной деятельности собственник или управляющий должен ввести необходимую финансовую отчетность, осуществить ряд процедур, обеспечивающих сбор арендной платы (включая дополнительную арендную плату, рассчитываемую от оборота), учитывать доходы и расходы и оценивать эффективность деятельности. В этом отношении торговый центр после окончания строительства не отличается от любого другого вида бизнеса.
Наиболее важной задачей для управляющего является следование правильному ведению учета, который обеспечивает:
• контроль и учет денежных средств и Другого имущества:
• сбор сведений, полезных для разработки политики и принятия решений:
• получение точных цифровых данных для подготовки налоговой декларации.
Информация, накапливаемая при составлении отчетности (ежемесячные отчеты по продажам, продажи но товарным группам, объём продаж на кв.фут площади), играет важную роль при определении арендной платы, рассчитываемой от Оборота.*0 Пели арендаторы офисных зданий платят только ежемесячную арендную плату (и, возможно, покрывают расходы), то расчеты арендной платы для торговых петров являются более сложными и требуют от арендаторов предоставления отчетов но продажам и финансовой отчетности.
Когда торговые центры только начинали развиваться как отдельная сфера торговли, обычной практикой считалось взимать дополнительную арендную плату, рассчитываемую от оборота, ежегодно, на основе отчета по продажам, заверенною внешним аудитором или ответственным лицом компании — арендатора. В последнее время договоры аренды требуют внесения дополнительной арендной платы без заверения — ежеквартально, а иногда и ежемесячно, с последующей корректировкой но итогам года в соответствии с заверенным отчетом, предоставленным аудитором. Такие условия договора позволяют равномерно распределять доходы и контролировать арендаторов, проявляющих недостаточную финансовую ответственность.
Обслуживание и обеспечение порядка В договоре аренды помещения торгового центра устанавливается степень ответственности за обслуживание для владельца и арендаторов. Владелец. как правило, песет ответственность та фундамент, стены, крышу, парковочные места и свободные территории. Арендаторы несут ответственность за внутреннюю част! помещений. Договор аренды является основой для Эксплуатации центра, по успех торгового центра зависит от компетентности управления.
Когда в торговом центре размещаются один или несколько якорных операторов, соглашение по эксплуатации территории и помещений общего пользования, также известное как соглашение о взаимном сервитуте reciprocal easement agreement), может предоставлять арендатору право принимать решения по следующим вопросам:
• утверждение бюджета по обслуживанию территорий и помещений общего пользования;
• утверждение расходов сверх оговоренного объема: утверждение контракта на обслуживание. вознаграждение по которому превышает ранее установленную сумму:
• увольнение и замена управляющего общими
территориями и помещениями, если обслуживание этих территорий и помещений не соответствует принятым в отрасли стандартам
Подобные соглашения особенно важны в том случае, когда якорные арендаторы или отдельно расположенные арендаторы являются владельцами земли или зданий.
Вне зависимости от того, в чьих руках (девелопера/владельца или внешней компании) находится управление небольшим центром, обслуживание и обеспечение порядка, по крайней мере. частично, производится независимыми подрядчиками, специализирующимися на подобного рода деятельности.
Девелоперу нельзя забывать о том, что эффективная схема регулярного обслуживания и эксплуатации продлевает жизнь объекту недвижимости. Разработка программы по обслуживанию также помогает избежать сложностей, которые могут возникнуть в связи со старением недвижимости. Задача девелопера состоит в том. чтобы обеспечить равномерное соотношение между потребностями в обслуживании и затратами, которые могут достигнуть значительною уровня.
Правильный подход к обслуживанию предполагает проведение регулярных осмотров недвижимости.
В общих чертах, в торговом центре необходимо проводить три вида осмотров: стандартный, целевой и ежегодный.
Стандартный осмотр представляет собой общин осмотр внешнею вида центра. Целевой осмотр предполагает детальное исследование конструкций и общих территорий. Регулярному целевому осмотру должны подвергаться входы, вестибюли, территории общего пользования, ландшафт.туалеты, коридоры, электрощитовые помещения, складские помещения. свободные площади. магазины, близлежащие улицы. средства визуальной рекламы, парковочные места, осветительное оборудование, внешние части зданий и крыши. В ходе ежегодного осмотра проводится оценка состояния основного оборудования и конструкций с целью определения уровня и степени износа недвижимости.
Кроме того, управляющий объектом должен разработать руководство но эксплуатации, отражающее политику, процедуры, правила и должностные обязанности, имеющие отношение к эксплуатации недвижимости. В руководстве должны быть обозначены все объекты, требующие постоянного внимания, а также установлены стандарты их обслуживания.
Источник: Ричард Б. Пейзер, Анна Б. Фрей — Профессиональный девелопмент недвижимости. Руководство ULI по ведению бизнеса