«НИИнефтепромхим» автоматизировал управление входящими счетами на базе Directum. Одним из преимуществ проекта стала интеграция Directum с сайтом ЦБ РФ по сверке курса валют и автоматической корректировки рублевых сумм, эквивалентных иностранной валюте счета.
«НИИнефтепромхим» использует систему Directum c 2016 г. На первом этапе было охвачено 9 бизнес-процессов. В 2017 г. НИИ дополняет их количество и автоматизирует работу с входящими счетами.
Решение успешно закрывает потребности «НИИнефтепромхим» в удобной работе с входящими счетами: создана единая база хранения счетов и организован безопасный доступ к их архивам с учетом прав доступа; обеспечен быстрый поиск и фильтрация счетов по заданным параметрам; настроены маршруты уведомления всех участников процесса о результатах рассмотрения и согласования счетов; организован контроль и учет оплаты счетов; настроено визирование согласованных счетов электронной подписью руководителя; обеспечено автоматическое формирование отчетности по счетам.
Базовые возможности «Согласования счетов на оплату» компания «MT Консалт», исполнитель проекта, дополнила и уникальными решениями, разработанными специально для НИИ. К примеру, нововведением стало автоматическое обновление курса валют с сайта ЦБ РФ. Directum самостоятельно сканирует сайт на предмет изменения курсов валют, соотносит курс с валютой счета и автоматически пересчитывает сумму, необходимую для погашения долга по новому курсу на день платежа.
Помимо этого, для каждого счета представлена возможность составления платежного календаря – графика платежей. Данный механизм предполагает возможность оплаты одного счета в несколько этапов с разбивкой по времени. Система сама отслеживает платежи через справочники и информирует о необходимости оплаты или контроля завершения платежа.
Также для удобства финансового отдела реализована возможность выполнения заданий через изменения реквизитов в записи справочников. Финансистам необязательно заходить в саму задачу, искать вложения и выполнять ее. Достаточно изменить один из реквизитов счета, к примеру, заменить статус с «Не оплачено» на «Оплачено», и система сама определит, в какую задачу было вложено данное задание, автоматически выполнит его и отправит далее по маршруту. Что важно, для работы с разными типами счетов выполнено разное представление справочников.
Для счетов настроены различные виды штампов: факсимиле, информация о коммерческой тайне, таблица с информацией по платежу. Утверждает документ генеральный директор с использованием мобильного решения Directum Jazz.
«Хотелось бы отметить, что работа со счетами стала еще более оптимизированной и удобной. Удалось закрыть много рутинной работы по ручной обработке данных и контролю операций, особенно с валютными счетами. Преимуществом стала возможность настройки графиков платежей. Теперь контролировать оплату очень просто», – отметила Соколова Ирина Павловна, начальник финансово-экономического отдела «НИИнефтепромхим».