Управление издержками предприятия инвестиционно — строительной сферы на основе использования современных подходов к автоматизации бизнес — процессов
P.P. ХАСАНОВ, консультант. Московский государственный строительный университет
В статье отмечается, что погоня за лучшими технологиями — следствие конкурентного рынка. Но каким образом компании хотят сократить свои издержки за счет автоматизации бизнес-процессов? Автор обращается к опыту ведущих компаний строительной сферы.
Сегодня вместе с развитием рынка возрастает сложность и увеличивается разнообразие выполняемых строительных проектов. В то же время заказчики предъявляют все более жесткие требования к срокам и качеству строительства. Для обеспечения финансирования строительных работ компании активно используют внешние источники финансирования, в том числе привлекают банковские кредиты. Рыночная капитализация компании становится важным фактором конкуренции. С другой стороны, российский рынок привлекает все большее число зарубежных строительных компаний с широкими финансовыми и ресурсными возможностями. Для того чтобы увеличивать эффективность и успешно конкурировать в этих условиях, от российских компаний требуется изменение методов управления и ведения бизнеса в соответствии с мировыми практиками и технологиями. После установления курса развития страны на модернизацию современные подходы автоматизации бизнес-процессов становятся все более значимыми. Использование решений по автоматизации предприятия создает стратегическое преимущество и положительно сказывается на стоимости компании.
Основными задачами автоматизации бизнес-процессов в инвестиционно-строительном процессе является снижение инвестиционного риска, оптимизация производственных и управленческих затрат, сокращение сроков строительства и повышение качества строительной продукции. Конечно, нельзя не учитывать специфику российского строительства. Отметим тенденции отрасли в России: жесткие сроки подготовки тендерных предложений, возрастающие требования к срокам строительства и стоимости объектов, нерегулярное финансирование объектов заказчиком, рост цен на строительные материалы, монополизация поставщиков, многочисленные изменения проектно-сметной документации, завышение объемов выполненных работ субподрядчиками.
Для отраслевого решения по автоматизации бизнес-процессов в строительстве чаще всего используют ERPсистемы. ERP — интегрированная совокупность методов, процессов, технологий и средств на базе IT для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия. Главным назначением подобных систем является автоматизация взаимоувязанных процессов планирования, учета, управления и анализа основных направлений деятельности компании. Таким образом, автоматизированные системы управления (АСУ) решают сложные комплексные задачи. Знания, заложенные в информационной системе, позволяют решить задачи координирования сложных проектов и управление множеством поставщиков и подрядчиков. Внедрение и развитие АСУ в компаниях строительного профиля чаще происходит для оптимизации издержек в следующих процессах:
— планирования потребностей в ТМЦ и услугах,
— управление материально-техническим снабжением,
— управление проектами и календарное планирование,
— управление основными средствами,
— бухгалтерский и налоговый учет,
— управление складом,
— техобслуживание и ремонт оборудования,
— управление имущественным комплексом и недвижимостью,
— управление договорами.
У поставщиков информационных систем существуют разные подходы к реализации комплекса стандартов бизнес-процессов для капитального строительства в России. Самые известные разработчики автоматизированных систем это SAP, Oracle, IBM, Microsoft, SAGE, BAAN, Галактика, 1С и другие. Но существуют также собственные разработки консалтинговых компаний, которые позиционируются как решения для строительства и тиражируются во внедрении. Данные решения являются комплексными продуктами из разных модулей автоматизированных систем, настраиваемых в соответствии с отраслевой спецификой. Автоматизированные системы управления дифференцируются для продаж по размеру бизнеса заказчика. То есть существуют решения для малого и среднего бизнеса — это, как правило, решения 1С Строительство, Microsoft Project Server & Share Point, Oracle Primavera; для средне крупного предприятия — SAP All-in-One, Галактика Управление строительством, Microsoft Dynamics Navision, IBM Smart Production, SAGE ERP; для крупных компаний
— SAP ERP, Oracle JD Edwards EnterpriseOne, IBM Cognos, Microsoft Dynamics AX, BAAN и другие.
Конечно, все производители информационных систем решают одну задачу — автоматизацию бизнес-процессов. Но использование разных подходов и неравные охваты функциональных возможностей дают разный эффект автоматизации и, соответственно, неравные экономические выгоды. Так, наиболее эффективным внедрением считаются масштабные информационные системы для крупных компаний. В этом случае, автоматизируются основные бизнес-процессы компании, используемый максимальный функционал системы приводит к синергетическому оптимизационному эффекту.
Пример внедрения SAP ERP в ОАО «МонАрх» в 2009 году включал модули управленческого и бухгалтерского учета, бюджетирования и управленческой отчетности, управления проектами, сбытом, материальными потоками, управления производством и оборудованием. В автоматизированной системе управления работает схема «Инвестор»
— Заказчик — Подрядчик». Результатами проекта стали: внедрение сквозного управления инвестиционно-строительными проектами; включение в структуру нового типа сотрудников — профессиональных управляющих проектами; «компьютеризация» строительных объектов и установление строгого контроля над потоками материальных ресурсов. Проведение всех логистических операций в системе в режиме online непосредственно на стройках; внедрение и одновременное использование двух параллельных контуров управления — проектного и бюджетного; возможность получения по ходу строительства проекта фактических данных и контроль выполнения объемов строительных работ в ежедневном режиме.
Пример решения управления строительным бизнесом в компании «Стройгазконсалтинг». Функциональный объем проекта включает в себя автоматизацию процессов управления строительными проектами, включая получение детальной структуры проектных затрат, календарное и сетевое планирование проектов, планирование работ субподрядчиков и поставок материалов; управление материальными потоками; управление финансами; корпоративную отчетность; бухгалтерский и налоговый учет. Новая система управления бизнесом даст возможность руководству оперативно управлять строительными проектами, эффективно планировать и распределять свои ресурсы, контролировать движение финансовых ресурсов и ТМЦ, получать качественный анализ рентабельности проектов, что приведет к уменьшению простоев оборудования и людских ресурсов, снижению сроков реализации проектов и оптимизации затрат.
Внедрение автоматизированной системы управления в ДСК-2, входящий в состав группы компаний ПИК, в 2011 году, стало крупнейшим ИТ-событием в отечественной строительной отрасли. В объем внедрения вошли все основные процессы производственной деятельности и финансового учета. Реализация проекта позволила компании получить следующие количественные преимущества: сокращение трудозатрат на планирование проектов на 50%; сокращение трудозатрат на планирование и перепланирование производства на 25%; сокращение трудозатрат на управление закупками на 15%; сокращение трудозатрат на контроль выполнения сбытовых заказов на 10-15%; сокращение трудозатрат на подготовку отчетности и аналитическую деятельность на 50%.
Есть в России примеры реализации систем международного масштаба. Внедрение современных технологий управления принадлежит совместному предприятию «БРААС — ДСК-1», которое входит в состав международной группы компаний MONIER — мирового лидера по производству натуральной черепицы. Наличие разветвленной системы производственных площадок, а также расположение представительств компании в 42 странах мира привели к необходимости создания единого решения для консолидации данных на всех предприятиях корпорации с целью обмена информацией с головным офисом компании MONIER, расположенным в Германии. Успешное внедрение системы на предприятии позволило: включить «БРААС — ДСК-1» в корпоративную систему стандартов MONIER; формировать международную финансовую отчетность (МСФО); увеличить оперативность составления планов и отчетов при увеличении объемов работы; повысить достоверность и точность прогнозирования; увеличить эффективность бизнес-анализа и скорость принятия решений.
Нельзя не отметить опыт информатизации компаний строительных материалов Knauf CIS и Rockwool CIS, которые имеют разветвленную бизнес сеть в СНГ. Международные компании непрерывно совершенствуют технологии управления и имеют обширный штат бизнес-аналитиков и специализированных консультантов. Поскольку руководство компаний знает, что автоматизированные системы позволяют получить информацию о том, где именно компания «теряет» деньги или может повысить эффективность, и, как следствие, увеличить выручку и маржинальность. Последние проекты: КНАУФ ГИПС, г. Колпино, КНА-УФ МАРКЕТИНГ, г. Санкт-Петербург, КНАУФ ГИПС, г.Архангельск, РОКВУЛ, г. Выборг и РОКВУЛ УРАЛ, г. Троицк.
Компания «Строительный двор» внедрила SAP ERP в 2010 году, чтобы улучшить качество обслуживания оптовых и розничных клиентов, повысить прозрачность бизнеса, осуществлять управление финансами в режиме on-line. Стратегическая цель проекта — создание надежной основы для расширения оптово-розничного бизнеса «Строительного двора» на территории РФ. В рамках проекта в первую очередь вошли участки: корпоративный справочник контрагентов, ассортиментно-номенклатурный справочник, отчетность BI о состоянии запасов. Запущенные модули SAP интегрированы с действующей корпоративной системой 1С с использованием технологии шины данных. Во вторую очередь запущены модули системы «управление финансами», «бухгалтерский учет», «управление оптовыми продажами», «управление запасами», «управление закупками», «корпоративная отчетность и бизнес-анализ».
Общая экономическая эффективность проекта автоматизации бизнес-процессов определяется влиянием на основные производственные процессы с учетом затрат, связанных с внедрением и эксплуатацией АСУ. Ощутимая стоимость проектов по внедрению обусловлена рядом объективных причин. В их числе работа высокопрофессиональных консультантов, расценки вендора на лицензии и значительные расходы на инфраструктуру, обеспечивающую работоспособность системы. Тем не менее многие предприятия осознают необходимость использования современных систем управления и оправданность данных вложений.
Затраты на внедрение и поддержание АСУ не разглашаются в открытых источниках (это требование и условие договора с клиентом). Между тем аналитически можно сделать вывод о том, что внедрение ИС составляет 50% от годового бюджета на ИТ. Если принять ИТ бюджет равным 2% от годового оборота компании, то для средне крупной компании с оборотом в 1 млрд руб. 1% от оборота составят затраты на внедрение АСУ. В нашем случае они равняются 10 млн руб. Конечно, величина затрат сильно варьируется от объема автоматизации, количества пользователей и предложения подрядчика. В бюджет эксплуатации АСУ за 5 лет закладывают от 70 до 100% от стоимости внедрения, куда включают работу по доработке и совершенствованию систем. Чаще всего проекты внедрения рассчитывают на срок окупаемости 2-2,5 года. С первого года эксплуатации АСУ компания получает конкурентное преимущество за счет оптимального планирования потребностей, гибкого управления работ и анализа издержек.
Бизнес-инжиниринг любой управленческой системы преследует вполне определенную цель — повышение эффективности работы и в конечном итоге выживание предприятия в условиях конкурентной борьбы. Чтобы выжить, предприятию необходимо перейти от традиционных, ориентированных на функции структур к более гибким формам, ориентированным на процессы. Анализ бизнес-процессов предоставляет возможность пересмотра и изменения (известного как размораживание) прочно установившихся правил и процедур. Внедрение инноваций в управлении строительством в России происходит спустя проверенное время ознакомления с лучшими практиками мира. Таким образом, эволюция автоматизированных систем управления позволяет выбрать испробованное решение и минимизирует инвестиционный риск.
Библиографический список
1. Каляное Г. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов, 2007 г.
2. Репин В. Бизнес-процессы компании. Построение, анализ, регламентация, 2007 г.
3. Петрова С. Основы автоматизированных систем, 2008 г.
4. Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента, 1999 г.
5. Кале В. Внедрение SAP R/3. Руководство для менеджеров и инженеров, 2006 г.