Перед началом рабочего дня пропуск не открывает офис. Чтобы понять, кому звонить, посмотрите, до какой двери вы дошли. Если турникет не пропускает одного сотрудника, заявку примет бюро пропусков или охрана. Если все прошли в здание, а ключ застрял в двери арендованного помещения, понадобится тот, кто вправе заказать работы от имени арендатора.
Уточните, какая дверь заблокирована
Запишите адрес, название корпуса, вход и номер помещения. Отделите проблему у входа в здание от проблемы на двери самого офиса. Если считыватель молчит, узнайте у охраны, работают ли соседние двери и есть ли у здания сбой доступа. Если другие карты срабатывают, проверьте через администратора, активен ли пропуск сотрудника. При общей неисправности первым делом свяжитесь с обслуживающей организацией здания.
Для механического замка уточните, у кого хранится выданный по правилам объекта резервный комплект и может ли ответственный его привезти. Если есть следы поломки или дверь перекошена, передайте охране описание и попросите зарегистрировать обращение и отметить видимые повреждения.
Назначьте человека, который подтвердит право доступа
Сотрудник на месте может встретить мастера, а право согласовать вскрытие двери может быть у руководителя, собственника или управляющего. Свяжите этих людей заранее. Держите под рукой контакты арендодателя и договор с указанием помещения. Уточните у службы, какие документы о полномочиях нужны и кто должен присутствовать.
Если потребуется выезд, можно обратиться в службу вскрытия дверей «М-Замок». Сообщите, когда представителя компании пропустят на объект, где припарковаться мастеру и действует ли в здании пропускной режим для подрядчиков. Если выезд надо оформить на компанию, заранее уточните расчёт и документы для бухгалтерии.
Согласуйте объём вмешательства до начала работ
У мастера по замкам запросите расчёт за открытие и, если потребуется, замену механизма. Сбой пропуска передайте тому, кто обслуживает систему доступа в здании. Неисправность пропуска сама по себе не означает, что нужно менять механический замок. Если на двери есть считыватель, электрозамок или доводчик, заранее свяжите мастера с организацией, которая обслуживает эти устройства.
Уточните у арендодателя, какие детали можно менять и кто принимает работу. Особенно важно согласовать вмешательство в общую входную дверь, которой пользуются другие арендаторы. До приезда ответственного предупредите сотрудников и посетителей, где ждать. Охране оставьте имя и телефон человека, который встретит подрядчика.
Зафиксируйте, что изменилось после работ
Проверьте доступ с обычным ключом или рабочей картой сотрудника. Если менялся замок или права доступа, запишите, кто получил новые ключи, где оставили резерв и кто обновит список пропусков. Заодно проверьте, что охрана и дежурный управляющий знают актуальный номер ответственного на случай следующего сбоя.