Комплексное использование средств оргтехники — это системная проблема. Наиболее целесообразным на современном этапе считается вариант проектирования конторской мебели вместе с комплексом технических средств, необходимых для оснащения рабочего места служащего. Оргтехника является технической основой правильной организации документооборота на предприятиях и в ведомствах.
Типовые комплексы средств оргтехники включают набор технических средств, необходимых для механизации и автоматизации совокупности определенных операций, выполняемых как на отдельных рабочих местах, так и на участках, состоящих из ряда рабочих мест, располагаемых по технологическому циклу (например, экспедиция, копировально-множительное бюро и т.д.).
При создании типовых комплексов средств оргтехники необходимо руководствоваться следующими основными принципами:
— они должны располагаться последовательно в соответствии с технологическим циклом обработки информации и иметь один и тот же вид носителя информации;
— участвуя в едином технологическом процессе (технологической цепочке), они должны иметь одну и ту же производительность;
— их следует подбирать так, чтобы при обработке информации не искать ее смыслового содержания и формы.
Средства оргтехники должны обеспечивать оперативность, надежность и оптимальность документооборота аппарата управления.
По существующей классификации все многообразие средств оргтехники делится на семь основных групп:
средства составления текстовой документации: пишущие машины различных классов, пишущие и наборно-пишушие автоматы, печатающие устройства автоматизированных систем управления, диктофонная техника, средства для письма (различные по конструкции ручки, карандаши) и др.;
средства размножения и копирования документов: светокопировальные, электрофотографические, термокопировальные машины и аппараты для офсетной, трафаретной и гектографической печати и др.;
средства обработки документов: оборудование и устройства фальцевальные, лис-топодборочные, режущие и окантовывающие, сшивающие и склеивающие, средства для нанесения защитных и декоративных покрытий на документы, номенклатурно-адресо-вальные, штемпелевальные устройства, бумагоуничтожающие машины и др.;
средства хранения, поиска и транспортировки документов различной емкости, назначения, степени механизации и автоматизации: хранилища, боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и поисковые системы, транспортирующие устройства и оборудование электрическое, пневматическое, электромагнитное, контейнерное и др.;
средства для чертежных работ и счетных операций;
средства сигнализации информации: устройства поисково-вызывные, табло, стенды и др.;
мебель и оборудование для служебных помещений.
Инженерная мебель вместе с оргтехникой составляет комплекс оборудования, который создает максимальные удобства, способствует повышению производительности труда.
Таким образом, типовые комплексы средств оргтехники и мебели составлены с учетом специфики работы каждого исполнителя, относящегося к той или иной условно-квалификационной группе.
В состав оргтехники для оснащения рабочих мест категории «руководители» входят следующие средства: прибор письменный настольный; механический справочник-алфавит; настольный календарь; картотека настольная; лоток для корреспонденции двухсекционный; папки для бумаг; еженедельник; магнитная планировочная доска; коммутатор директорский (30-40 номеров для группы А, 20-30 для группы Б и 10-2 0 номеров для группы В); абонентский аппарат УАТС и ГATC; диктофон или аппарат дистанционной диктовки; аппарат системы отображения информации индивидуального пользования.
В состав типового комплекса средств оргтехники для оснащения рабочих мест категории «специалисты» входят средства, механизирующие технические операции (машинка для заточки карандашей, сшиватели документов, дыроколы конторские и др.), средства связи, которые могут быть использованы сообща (два-три аппарата телефонной связи на рабочую комнату).
Внутренняя • телефонная связь между сотрудниками осуществляется с помощью учрежденческой автоматической станции (УАТС). Емкость УАТС выбирается из расчета один абонентский аппарат на два-три сотрудника плюс Ю-15% запаса абонентской емкости с учетом дальнейшего развития телефонной сети.
Для составления текстовой документации на некоторых рабочих местах сотрудников руководящего состава могут применяться диктофоны индивидуального пользования или аппараты дистанционной диктовки при наличии диктомашбюро.
Разработка типовых комплексов для оснащения рабочих мест сотрудников категории «технические исполнители», занимающихся делопроизводством, проводилась с учетом требований, предъявляемых в настоящее время к его организации. Функция делопроизводственного обслуживания осуществляется канцелярией, в структуру которой входят экспедиция, секретариат, машинописное бюро, архив, копировально-множительная служба и т.д. Типовой комплекс для категории «технические исполнители», которая соответствует условно-квалификационной группе 0,9, разработан на основе Единой номенклатуры должностей служащих.